Miejscem spotkania z klientem może być siedziba firmy, dom klienta lub kawiarnia czy restauracja. Niezależnie od tego nasze zachowanie powinno świadczyć o profesjonalizmie i zawodowym charakterze spotkania. Ale również, w zależności od rodzaju „przestrzeni” konwersacji a także osób w niej uczestniczących, zachodzi potrzeba modelowania zasad savoir-vivre.
Przywitanie
Witając się z klientem pamiętajmy, że towarzyskie zasady savoir-vivre tracą rację bytu na gruncie zawodowym. W sytuacji nieformalnej osoba starsza wyciąga rękę na przywitanie do młodszej, ta ostatnia może przywitać się pierwsza jedynie z równolatkiem bądź osobą młodszą. Kobieta wita się pierwsza z mężczyzną. Od tych zasad istnieją oczywiście odstępstwa, jednym z nich jest właśnie sytuacja biznesowa, w której prowadzący rozmowę z klientem jest jakby gospodarzem, dlatego nawet mimo młodego wieku może pierwszy przywitać swojego „gościa” – klienta, zapraszając go do biura czy restauracji.
Całowanie kobiety w dłoń nie jest dobrze widziane. Klientka może odebrać ten gest jako nadmiernie znaczący lub wręcz nachalny. Tego rodzaju szarmanckość wyda się oryginalna i ujmująca w nieformalnym kontakcie, na spotkaniu związanym z interesami zrazi jednak sztucznością.
Zobacz: Jak radzić sobie z trudnym klientem?
Dobre porozumienie
Jeśli to my aranżujemy miejsce rozmowy, możemy się do tego wcześniej przygotować – zamówić salkę konferencyjną w siedzibie firmy (jeśli na spotkaniu będzie obecna większa liczba osób) czy odwiedzić zawczasu dobrze wyglądającą kawiarnię. Jako prowadzący rozmowę mamy też możliwość, współgrającą idealnie z zasadą gościnności gospodarza, uprzejmie wskazać klientowi miejsce, jakie proponujemy mu zająć. Porozumienie zależy w pewnej mierze od tego, w jaki sposób usiądą partnerzy do rozmowy.
Według socjologów najlepsze porozumienie zachodzi wówczas, gdy dwie osoby siedzą zwrócone do siebie pod kątem 45 stopni, czyli symetrycznie przy rogu stołu lub w rogu kanapy. Jest to pozycja pół-formalna, pozwalająca na zachowanie intymności przy jednoczesnym zmniejszeniu dystansu zarówno przestrzennego jak i psychicznego. Siedzenie po przeciwnych stronach, twarzą do siebie zwiększa dystans, sugeruje zależności dominacji i podwładności i jest bardziej odpowiednie w przypadku rozmowy o pracę.
Zobacz: Czy klienci korzystający z wielu kanałów sprzedaży przynoszą większe zyski?
Jeśli aranżujemy spotkanie z klientem w kawiarni lub restauracji, wynikającym z zasad savoir-vivre’u obowiązkiem jest zapłacić za zamówienie złożone przez klienta.
Spotkanie w domu klienta
Wizyta w domu klienta różni się od spotkania na neutralnym, miejskim gruncie oraz od nieformalnych odwiedzin. Sposób postępowania powinna wyznaczać nasza kultura osobista, wsparta charakterem spotkania. Zadbajmy o dobre pierwsze wrażenie. W żadnym wypadku się nie spóźniajmy, bądźmy przygotowani na różne okoliczności, wynikające z przebywania w prywatnym mieszkaniu – podejdźmy do wizyty z uśmiechem i serdecznością.